Persiapan Pembicara Seminar dan Workshop

Sebuah acara sering kali menghadirkan pembicara sebagai narasumber. Narasumber yang dipilih umumnya memiliki pengalaman, keahlian atau profesi tertentu yang dianggap mampu memberi wawasan, ilmu dan pengetahuan kepada audiens yang hadir. 

Ketika seseorang dihubungi oleh panitia acara dan diminta sebagai pembicara, pastikan ia melakukan berbagai persiapan dengan baik. Orang bijak mengatakan "Barang siapa yang tidak melakukan persiapan, berarti ia sedang mempersiapkan kegagalan". Tentu kita tidak ingin gagal bukan?

Persiapan apa saja yang harus dilakukan para pembicara seminar dan workshop agar tampil prima di depan audiens? 

1. Tanyakan detail 5W + 1H

Ini bukan sekedar prinsip dasar ilmu jurnalistik. Namun bisa diterapkan dalam mendeskripsikan suatu hal secara detail. Tanyakan kepada panitia beberapa hal berikut ini :

Apa acara dan temanya?

Kapan hari, tanggal dan waktu pelaksanaan?

Di mana tempat dilaksanakan acara?

Siapa saja yang akan hadir sebagai audiens?

Bagaimana format pelaksanaan acara? Apakah pembicara melakukan presentasi atau live talkshow? Jika presentasi berapa lama durasinya?

2. Tidak perlu sungkan menanyakan fee

Tidak masalah jika seseorang tidak meminta bayaran atas kehadirannya dalam suatu acara. Namun, jika kita ingin dihargai atas waktu, tenaga, pemikiran, biaya transportasi, penampilan fisik yang kita persiapkan untuk menjadi pembicara suatu acara, maka tanyakan berapa nominal fee yang akan kita terima. Tidak perlu malu!

Ada baiknya masalah fee ini clear di depan. Saya pribadi memiliki kebijakan beragam dalam menentukan fee pembicara seminar dan workshop. Ada beberapa pertimbangan seperti siapa penyelenggaranya, bagaimana konsep acara, berapa banyak audiens yang hadir, apakah audiens yang hadir memebayar tiket atau gratis, berapa jauh lokasi acara dan tempat tinggal saya, dan apa saja detail materi yang saya persiapkan.

Semakin kompleks kebutuhan, saya akan mengajukan budget fee yang lebih tinggi. Ingat, komunikasikan hal ini dengan panitia jauh hari sebelum acara. Panitiapun juga akan mengukur, apakah budget pembicara sesuai dengan anggaran yang mereka siapkan.

3. Meminta TOR (Term of Reference)

Sebelum mulai menyiapkan materi, mintalah pada panitia TOR (Term of Referense) yakni referensi topik yang dibahas oleh pembicara. TOR ini mencakup rincian materi yang diinginkan panitia untuk dibahas pada acara tersebut.

Minta TOR ini jauh- jauh hari, agar mempersiapkan materi seminar dan workshop dapat dilakukan dengan baik dan terstruktur.

4. Slide presentasi

Slide presentasi ini dibutuhkan ketika pembicara diminta untuk memresentasikan materi di depan audiens. Tanyakan pada panitia berapa lama durasi yang disediakan untuk membawakan materi tersebut.

Salah satu aturan presentasi dikenalkan oleh Guy Kawasaki melalui rules 10/20/30. Tips membuat presentasi efektif sudah pernah saya tuliskan sebelumnya dan dapat dipraktikkan bagi pembicara yang ingin menyajikan presentasi yang tidak bertele-tele.

Jika acara berformat talkshow, saya juga biasanya menyiapkan slide power point sederhana. Siapa tahu dibutuhkan, slide presentasi ini bisa ditampilkan.

Setelah slide presentasi kita buat, jangan lupa untuk menduplikasinya ke flash disk atau cloud computing ( drop box, google drive, dsb) untuk segala kemungkinan buruk yang terjadi (file terhapus tanpa sengaja)

Jika menjadi pembicara suatu workshop yang memerlukan demonstrasi, siapkan alat dengan baik. Dan jika membutuhkan asisten peraga, maka hubungi dan lakukan briefing dengan asisten jauh sebelum hari H.

5. Persiapkan wardrobe sesuai acara

Saya selalu menayakan pada panitia apakah ada dresscode khusus yang ditentukan. Misalnya dari segi warna yang menjada identitas acara. Contoh brand SGM, dresscode warna merah, Shopee warna oranye, Pocari Sweat warna biru, dll. Pembicara adalah kesatuan penting dalam acara, maka memilih pakaian dan riasan yang tepat akan membuat pembicara nampak memahami betul acara dan siapa yang mengundangnya. 

Blazer dan skinny pants sering menjadi andalan saya. Selain nampak kasual profesional, juga nyaman digunakan.

Baca Juga : Pentingnya Visual Public Speaker

6. Ajukan MOU ( Memorandum of Understnding)

Kerja sama diikat oleh sebuah kepercayaan. Kepercayaan dapat dibangun melalui naskah tertulis yang disebut MOU. Gunanya, agar penitia dan pengisi acara (pembicara) sama - sama memahami hak dan kewajibannya.

Sebagai pembicara biasanya saya mengajukan beberapa daftar, seperti teknis pembayaran ( berapa jumlah down payment, kapan pelunasan fee, dll). Ada kalanya saya juga mengajukan riders seperti antar jemput dan penyediaan mic wireless dan pointer. Tentu saja, setiap pembicara memiliki kebijakan masing- masing. Dan sebelum MOU ditanda tangani, antara pembicara dan panitia bisa melakukan negosiasi agar semua senang semua tenang.

Berdasarkan pengalaman sebagai public speaker, detail MOU akan lebih kompleks jika event dilaksanakan di luar kota (domisili), bahkan lintas negara yang membutuhkan akomodasi dan transportasi yang beragam.

7. Sediakan CV

Curriculum Vitae (CV) adalah dokumen yang berisikan informasi pengalaman pendidikan, pekerjaan dan kualifikasi seseorang. Buatlah sebuah CV dalam bentuk PDF. Perbarui CV ini secara berkala khususnya jika ada perubahan terhadap profesi yang dijalani. Tidak perlu panjang- panjang dalam menyertakan informasi di CV. Cukup 1 lembar halaman yang mampu mendeskripsikan pengalaman profesional kita secara jelas.

CV ini nantinya digunakan oleh panitia/ moderator ketika sesi perkenalan sebelum pembicara memberikan materi.

Halaman about me di blog ini, sering kali saya gunakan sebagai pengganti CV

8. Mintalah rundown pada panitia

Rundown atau susunan acara, biasanya sering berubah hingga mendekati acara. Minta fix rundown dari panitia, agar pembicara memiliki gambaran kapan sesinya dimulai dan berakhir. Pembicara juga dapat memperhitungkan kapan ia harus tiba di lokasi acara agar tepat waktu.

Itulah beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan dikomunikasikan dengan panitia sebelum tampil sebagai pembicara seminar atau workshop. Pembicara yang baik bukan hanya fokus pada materi yang disajikan, namun juga visual, manajemen waktu dan pemahaman terhadap tujuan suatu acara diadakan. Maka, tidak perlu ragu untuk berdiskusi dengan panitia terkait apa saja yang dibutuhkan oleh pembicara demi suksesnya acara.


Artikel ini juga bisa dinikmati melalui podcast The Late Brunch with Sara Neyrhiza. Klik di sini untuk mendengarkan.

See you on the next blogpost.

Thank you, 

Baca Juga : Tips Persiapan Talkshow di Radio